Многие уверены, что организатор нужен только для больших свадеб или корпоративов с шестизначным бюджетом. На практике помощь профессионала иногда требуется всего на несколько часов — именно в тот момент, когда риск ошибок становится самым высоким. Такой формат обходится заметно дешевле полного сопровождения, но снимает с заказчика самые сложные задачи. Разберёмся, в каких ситуациях это действительно оправдано.
Даже если большую часть подготовки вы решили выполнить самостоятельно, есть этапы, где помощь event-менеджера окупается практически сразу. Пока вы общаетесь с гостями и наслаждаетесь праздником, кто-то должен следить, чтобы всё шло по плану.
Вот задачи, которые чаще всего передают специалисту:
Составить рабочий тайминг. Красивый сценарий и тайминг — разные вещи. Организатор рассчитывает, сколько времени займут монтаж, встреча подрядчиков, подготовка артистов, выход ведущего, подача блюд и десятки других мелочей. Именно такой план помогает избежать хаоса в день мероприятия.
Координировать подрядчиков. Фотограф, ведущий, музыканты, декораторы, кейтеринг, техническая служба — каждому нужно вовремя попасть на площадку и понимать свою задачу. Если этим занимается заказчик, отдых обычно заканчивается ещё до начала праздника.
Проверить готовность площадки. За несколько часов до начала организатор проходит весь маршрут гостей и замечает то, что легко упустить в спешке: неправильно расставленные столы, отсутствие указателей, неработающий микрофон или задержку монтажа фотозоны.
Быстро решать форс-мажоры. Курьер опоздал, артист попал в пробку, внезапно пошёл дождь или отключилось электричество. Такие ситуации случаются гораздо чаще, чем кажется. Разница лишь в том, что профессионал начинает искать решение, а не паниковать.
Именно эти задачи обычно требуют больше всего внимания в день мероприятия. Поэтому даже несколько часов работы опытного event-менеджера позволяют заказчику перестать быть диспетчером собственного праздника и наконец почувствовать себя его гостем.
Если бюджет ограничен, это не значит, что придётся отказаться от помощи организатора. Гораздо разумнее сократить список задач, которые вы готовы выполнить самостоятельно.
Вот что обычно можно взять на себя:
А вот экономить на этих делах стоит с осторожностью:
Здесь чаще всего возникают проблемы. Пока виновник торжества ищет звукорежиссёра, отвечает на звонки курьера и выясняет, почему ещё не приехал ведущий, праздник проходит мимо него.
Есть простое правило: всё, что можно спокойно сделать за несколько дней до мероприятия, обычно не требует участия организатора. А вот задачи, которые нужно решать одновременно и в режиме реального времени, лучше доверить человеку, который привык работать в таком темпе.
В итоге бюджет остаётся под контролем, а сам праздник проходит намного спокойнее — без постоянных звонков, поиска подрядчиков и попыток успеть в десять мест одновременно.
Формат «event-менеджер на час» работает только в одном случае: специалист должен заранее понимать, за что именно он отвечает. Чем конкретнее список задач, тем спокойнее пройдёт мероприятие.
Перед встречей полезно подготовить небольшой бриф:
Не менее важно заранее передать всю информацию: контакты подрядчиков, тайминг, схему площадки, список гостей и особенности программы. Если организатор получает эти данные за пять минут до начала праздника, часть времени уйдёт не на работу, а на попытки быстро разобраться в происходящем.
Не пытайтесь оставить себе половину организационных задач «на всякий случай». Если вы наняли специалиста встречать подрядчиков и контролировать площадку, не стоит параллельно вмешиваться в каждый процесс. Гораздо эффективнее доверить ему свою зону ответственности, а самому наконец переключиться на гостей и получать удовольствие от праздника.
Комментарии