Солнце, воздух и вода – лучшие друзья не только детей. С приходом лета активно стартует пора вечеринок-барбекю, корпоративных выездов на природу и неформальных деловых встреч. Остается только выбрать погожий день и устроить мероприятие на открытом воздухе. А также соблюсти ряд правил, чтобы избежать организационных ошибок и получить от отдыха удовольствие. Наши советы помогут это сделать.

Определите цель
Когда вам будет ясна цель мероприятия, которое планируется провести на природе, тогда определится и его содержание. Может, и не сразу найдете подходящий формат. Но, по крайней мере, несколько вариантов времяпровождения на свежем воздухе у вас точно нарисуются. Из них уже проще выбрать наиболее оптимальный, чем бесцельно блуждать в бесконечном круговороте идей. Знать цель нужно, чтобы оценить результаты мероприятия и понять, оправдало ли оно себя. Особенно это касается корпоративных мероприятий, которые часто проводят для сплочения коллектива, поддержания командного духа, налаживанию коммуникаций среди различных подразделений и т.д.

Также подумайте о том, соответствует ли характер мероприятия отдыху на природе. Далеко не каждое событие уместно проводить вне помещения. К примеру, если планируется деловая конференция с докладами, с участием партнеров и клиентов, лучше арендовать оборудованный конференц-зал.

Выберите где и когда
Подберите варианты мест, подходящих под формат мероприятия. Проведите переговоры с ответственными за площадку, оцените ее вместимость, надлежащий внешний вид и возможность организовать зону активного отдыха, наличие кухни или кейтеринга, проверьте объект на безопасность. Выбор времени важен не меньше, чем выбор места. Особенно, если это корпоративный выезд на природу. Если планируете его на выходной день, сразу учитывайте погрешность «неявившихся» – все изначально заявленные всё равно не придут. Также учитывайте сезон летних отпусков – часть коллег будет отсутствовать по этой причине. Чтобы собрать на корпоратив как можно больше сотрудников, лучше провести его в будни – например, вечером после сокращенного рабочего дня.

Проверьте подъезды к месту дислокации
Перед тем, как зарезервировать понравившуюся площадку, внимательно изучите «дорожный» вопрос. Не составит ли трудностей гостям добраться до места? Есть ли проблемы с качеством дороги? Есть ли указатели по пути следования? Оптимальный вариант – организовать групповой трансфер, который помимо доставки к месту назначения развезет людей домой после мероприятия. Желающих добраться на личном транспорте следует снабдить маршрутной картой. Также нужно предусмотреть места для парковки.

Подготовьте запасной вариант
Погода – дело непредсказуемое. Поэтому нужно иметь запасной план для случай дождя и ненастной погоды. Заранее подумайте, какова будет ваша тактика в подобной ситуации, есть ли возможность перенести мероприятие в помещение или достаточно шатров, которые защитят от непогоды. Позаботьтесь и о развлекательной программе, а точнее, о ее замене на случай переезда в помещение. Обговорите с организаторами финансовые вопросы при погодном форс-мажоре: будут ли возвращены деньги при отмене мероприятия, возникнут ли дополнительные затраты при смене площадки.

Решите технический вопрос
Если вы думаете, что на природе оборудование вам не потребуется, то ошибаетесь. Как минимум, нужно решить вопрос с освещением, звуковым и музыкальным сопровождением. Возможно, еще понадобится wi-fi роутер и другие электронные средства. Обычно ответственные за площадку предоставляют переносной электрогенератор – обговорите этот вопрос с ними заранее. Не забудьте про удлинители и шнуры для синхронизации – они сыграют добрую службу при организации мероприятий на природе.

Позаботьтесь о безопасности
Безопасность во время мероприятия на природе во многом зависит от погодных условий. Поэтому следите за прогнозом и с его учетом корректируйте свою активно-спортивно-развлекательную программу. Очевидно, что не стоит в дождь играть футбол – травм здесь вряд ли получится избежать. Или в жаркую погоду отправлять на веревочный курс и нагружать другими физическими упражнениями коллег в возрасте. Какую бы цель ни преследовало мероприятие главное – оно должно быть безопасным. Не забудьте про аптечку, средства для защиты от насекомых, солнцезащитные средства и т.д. На случай ухудшений погоды возьмите теплую одежду, пледы, дождевики.

Обеспечьте комфорт
Позаботьтесь о комфорте участников мероприятия. Предусмотрите оснащение места встречи достаточным количеством питьевой воды, питанием, столами и стульями, освещением. Уточните у владельцев площадки о наличии санузла. Если такового нет, необходимо решить вопрос с биотуалетами. Также не поленитесь расставить на площадке таблички с указанием основных зон: банкет, спортивная площадка, зона развлечений, туалет, парковка, въезд/выезд.

Продумайте программу
Выехать из душных помещений и устроить банальные посиделки за столом с той лишь разницей, что они будут на природе, нецелесообразно. Поэтому нужно заранее продумать программу. Но при этом остерегайтесь ошибки, которую многие допускают – занятие гостей на часок-другой, а дальше свободное времяпровождения. Или желание уместить в один день/вечер всё сразу (спортивные соревнования, активные развлечения, деловую или официальную программу, концерт, дискотеку, банкет). Соблюдайте баланс между активным отдыхом, деловой частью и застольем – в этом залог удачного мероприятия на свежем воздухе, за которое многие вам скажут «спасибо». Когда составляете программу отдыха, не пытайтесь угодить только руководству или всем гостям сразу, это всё равно не удастся. Придерживайтесь «золотой» середины – это самый верный способ.

Не упускайте возможности для отдыха, которые дарит лето. Теперь вы вооружены важными советами по организации событий на природе. Остается только следовать им, и успех мероприятия не заставит себя ждать.

Рекомендации о мероприятиях на свежем воздухе собрала Наталья Манько