Если спросить организаторов событий, какого основного правила они придерживаются, создавая тот или иной проект, не каждый сможет ответить сразу. В большинстве случаев прозвучит фраза: «Я стараюсь делать всё так, как хочет клиент».

Более опытные ивентеры знают, что Клиент зачастую и сам не понимает, чего хочет, поэтому и обращается к профессионалу, который разбирается в вопросе.

И только те, кто «собаку съел» на организации событий, кто смог заработать себе безупречную репутацию и достичь высот профессионализма, может четко сформулировать принципы своей работы, и чем его подход выгодно отличается от других.

Мы собрали мнения профессионалов с многолетним опытом в организации событий о том, какими правилами они руководствуются в своей работе.

Все специалисты по работе с клиентами, руководители проектов и групп должны начинать «в окопах». Очень важно, чтобы все участники проекта понимали, о чем идет речь, узнавали все нюансы «из первых уст». Молодые сотрудники должны постоянно курироваться более опытными коллегами. Только так вы можете поразить клиента детальностью, глубиной и скоростью решения вопросов.

Помните, что клиенты хотят работать с кем-то одним от начала и до окончания проекта, вместо того, чтобы сначала вести переговоры с представителем продаж, который не имеет опыта организации, а потом переключаться на координатора события, повторно обсуждая одни и те же вопросы.

Увеличивайте срок жизни события. Важно помнить, что праздники проходят, но воспоминания и обсуждения не должны прекращаться, несмотря на то, что событие уже в прошлом. По-настоящему успешное событие продолжает «жить» само по себе, независимо от места и времени.

Прежде чем приступить к созданию события, «докопайтесь» до всех мелочей и деталей. Множество деталей поможет включить воображение. Достаточно найти один единственный ключевой элемент, который станет основой для общей идеи. Основная идея начнет притягивать другие, и постепенно взаимодействие элементов превратится в законченный проект.

Не важно, насколько успешными были проекты в прошлом - никогда не повторяйтесь. Новый клиент и новый повод устанавливают тональность для нового события. Это холст, на котором еще никто не писал. Нужно быть открытым для новых возможностей, быть смелыми и решительными, и бросать вызов вашим клиентам, заставляя их испытать совершенно новые впечатления. И клиенты будут Вам за это благодарны!

Наше сознание воспринимает и хранит только уникальный, наполненный, эмоциональный опыт. Поэтому создавайте события, которые неординарно и глубоко наполнены, продуманы всей душей и полны ярчайших моментов.

Начиная планировать новое событие, программу, выставку, помните о своей миссии - представить лучшее, что у Вас есть! Делитесь этим посылом с вашими партнерами, чтобы они, в свою очередь, наполнили эту идею своим уникальным опытом, будь то организация питания и коктейлей на мероприятии, аудиовизуальная поддержка, музыкальное сопровождение, или спонсорская помощь. Сотрудничайте только с теми организациями, которые тесно связаны с индустрией развлечений и понимают важность высокого качества предоставления услуг.

Никогда не показывайте вашего смятения. Ваша работа как организатора событий - создавать магию во всем, что вы делаете! Когда что-то идет не по плану, или непредвиденные обстоятельства начинают портить праздник, будьте профессионалом: соберитесь и “выньте кролика из шляпы”. Стоит заказчику увидеть неуверенность на вашем лице, и он начнет видеть недочеты даже там, где их нет. Гостям любого события нужно, чтобы вы просто сделали свою работу на отлично!

Персонализируйте каждое событие продуманными и уникальными деталями, которые рассказывают историю от вкуса до прикосновения. Это может быть корпоративный логотип, превращенный в брендинг события; корпоративные цвета, которые читаются в деталях дизайна; напитки, на вид и вкус соответствующие теме события; местная кухня, которая придает событию уникальности.

При подготовке события всегда смотрите на всё глазами будущих гостей. Какие у вас при этом возникнут ожидания? Ответ на этот вопрос должен стать отправной точкой для ваших идей.

Заставляйте себя мыслить шире, чем прежде! Будьте уверенными в том, что именно Вы создаете бренды, а не следуете им!

Есть ли у Вас Основное Правило при создании событий?
Поделитесь с нами вашим опытом и идеями, как сделать работу ивентеров инновационной и повысить качество организации событий любого уровня.