Идеальная площадка, шикарный звук, свет и развлекательная программа. Зрители нарядные, отзывчивые и в отличном настроении весь вечер. Но внезапно… самый активный гость позеленел, самый терпеливый обгорел, а остальные дружно перекочевали в полоску тени под одиноким деревом. Выглядит, как кошмар любого организатора, правда?
Летнее мероприятие на открытом воздухе может обернуться крахом из-за банальной вещи, которую многие организаторы умудряются забыть. Солнце — агрессивная среда. И защита от него должна быть вписана в сценарий обязательной строчкой бюджета и тайминга. Как обеспечить заботу о гостях так, чтобы они этого даже не заметили, в сегодняшней статье.
Естественная защита от солнца на открытом мероприятии — такая же необходимость, как звук или туалеты. Гости не приходят на ваше событие, чтобы получить солнечный удар или обгореть на корпоративе. Они приходят за впечатлениями. И если вы не дадите им места, где можно укрыться от палящего солнца, они найдут эти места сами. Например, уйдут в машины, в ближайшее кафе или просто покинут праздник.
Самый подходящий вариант — территория, на которой заранее предусмотрены и естественные тенистые зоны (деревья, навесы), и искусственные. Достаточно одного-двух часов под открытым небом в пик жары, чтобы даже подготовленный гость начал чувствовать дискомфорт. А подготовленными, кстати, оказываются далеко не все.
Тенты и шатры работают не только как защита, но и как точки притяжения. Зона регистрации, фуршетная линия, lounge-зона, сцена. Все это должно быть организовано с учетом, что большую часть дня солнце будет в зените.
Идеальное расположение площадки:
Плотность тени напрямую влияет на то, сколько времени гости смогут провести на мероприятии без ущерба для самочувствия. На группу из 10–12 человек одной перголы или шатра плюс пары больших зонтов обычно достаточно, чтобы обеспечить комфортную тень на обеденное время. Для более масштабных событий, таких как фестивали, ярмарки, большие корпоративы, норматив может доходить до полутора-двух квадратных метров тени на человека.
Важен не только объем, но и качество защиты. Обычная белая ткань без специального покрытия пропускает до 20–30% ультрафиолета. Брендированные шатры из плотной ткани с UV-блоком, тенты с отражающим верхом, установленные в несколько слоев, намного лучше защищают от солнечных лучей.
А еще есть любопытное решение — тканевые паруса-треугольники, которые натягиваются между опорами и создают рваную, но эффектную тень. Они и пространство не загромождают, и смотрятся легко, и воздух не застаивается под ними.
И самое главное — зонирование. Недостаточно установить один гигантский шатер вдалеке и считать вопрос решенным. Тень должна быть распределена по всей площадке: у сцены, у фуд-корта, в зоне отдыха, у фотозоны, у входа и выхода. Тогда гости будут естественно перемещаться, не выпадая из солнцезащитного «коридора». А гибкие системы охлаждения, вентиляторы, водяные завесы (мистеры), превращают обычный навес в настоящую «климатическую зону», где можно не просто укрыться, а полноценно отдохнуть и восстановить силы перед следующим этапом активностей.
Жара и обезвоживание всегда ходят рядом. Гость может не чувствовать жажду, но при этом уже терять концентрацию, энергию и хорошее настроение. Взрослому человеку в обычных условиях нужно около 1,5-2 литров жидкости в день. На активном мероприятии с танцами, спортом или длительным стоянием еще больше. Поэтому ваша задача — сделать так, чтобы доступ к воде был максимально удобным и простым.
Постарайтесь установить точки доступа по всей площадке: у сцены, выхода из тентовой зоны, рядом с парковкой, в зоне активностей. И чем жарче день, тем больше должно быть островков с напитками.
Кстати, о напитках. Обычная вода из кулера, конечно, база. А вот электролитные напитки — это уже следующий уровень. Гости, которые активно двигаются и потеют, теряют не просто воду, а соли и минералы, что быстро приводит к усталости и головной боли. В качестве «первой помощи» в таком случае подойдут обычная минеральная вода или коктейли с лимоном, лаймом и небольшим количеством морской соли.
Не забывайте добавить немного настроения. Разливайте напитки по бутылочкам с ярким логотипом мероприятия и в стаканчики из крафтовой бумаги с милыми надписями «выпей меня». А прохладные влажные полотенца с мятным или цитрусовым ароматом, которые раздают волонтеры или персонал в самые жаркие часы, работают как мгновенный перезапуск. Человек вытирает лицо и шею, и на пять минут забывает, что на улице плюс тридцать.
Важный момент! За час до начала мероприятия вода должна быть уже разлита по всем точкам и остывать. Никаких «сейчас привезут» или «подождем полной посадки».
Самый недооцененный пункт солнцезащитного протокола. Гости могут приехать в шортах и майках, могут забыть крем дома, могут посчитать, что «один раз ничего не будет». А спустя три часа их красные плечи и носы станут вашей головной болью. Не потому что вы обязаны, а потому что эти гости начнут жаловаться, уйдут раньше времени и запомнят ваше мероприятие не так, как хотелось бы.
Что делать? Установите стойки с солнцезащитным кремом (лучше SPF 30+, а для детских зон SPF 50+) в самых густонаселенных точках: на входе, у сцены, в зоне отдыха. Удобнее всего в использовании диспенсеры с дозатором, чтобы каждый мог выдавить себе порцию и нанести.
А хотите еще больше запомниться гостям, как заботливые и милые ребята? Тогда в течение мероприятия периодически напоминайте им со сцены о необходимости нанести солнцезащитный крем. Не официальным учительским тоном, а в легкой, забавной форме: «Друзья, на часах уже полдень, а солнце сегодня безжалостно. Напоминаем! У нас есть стойки с кремом около сцены и у входа. Пожалуйста, воспользуйтесь! Ваши носы скажут вам спасибо».
Легкая одежда из натуральных тканей светлых тонов (лен, хлопок) справляется не хуже любого SPF-крема на теле. Просто потому, что закрывает кожу и при этом не создает парникового эффекта. А вот темные синтетические ткани, наоборот, превращаются в маленькую сауну.
Попросите гостей заранее продумать образ с учетом погоды. Можно даже отправить рассылку за пару несколько до мероприятия: «Коллеги, на мероприятии будет жарко. Настоятельно рекомендуем легкую хлопковую одежду, головные уборы и солнцезащитный крем. Зонты от солнца тоже пригодятся». А если бюджет позволяет, закажите партию брендированных бейсболок, панам или кепок и раздавайте их на входе. Это и сувенир, и защита, и логотип в деле.
Самые жаркие часы — с одиннадцати утра до четырех дня. Если у вас есть возможность запланировать на это время активности под навесом или в помещении, сделайте это. Мастер-классы, лекции, кулинарные шоу, деловые сессии, все то, что не требует физической нагрузки и может проходить в тени.
Самые активные, подвижные конкурсы и соревнования стоит перенести на утро или вечер, когда солнце не в зените. Так вы позаботитесь не только о гостях, но и артистах, а также о техническом персонале. Выступать в костюме под палящим солнцем, управлять пультом на открытой площадке, таскать тяжелое оборудование требует дополнительных сил. И если гости могут уйти в тень, то работники сцены не всегда имеют такую возможность. Организуйте для них отдельные зоны отдыха с тенью и водой.
Все, о чем мы писали выше, считается базой, без которой мероприятие рискует провалиться. Но если добавить дополнительные штрихи, гости запомнят вас надолго и точно будут рассказывать о мероприятии всем.
Что можно привнести?
Например, охлаждающие гелевые повязки на шею, которые работают несколько часов. Или мини-вентиляторы на батарейках, которые можно пристегнуть к ремню. Или зона с «холодными полотенцами» — миска с ледяной водой и стопка маленьких полотенец, куда каждый может окунуть руки или протереть лицо.
Эффектные водные инсталляции в виде туманов, мелкодисперсных распылителей над зоной прохода, «холодных арок», под которыми можно пройти. Выглядят как аттракцион, а на деле решают важную физиологическую задачу. Гости с радостью проходят через такую арку несколько раз за вечер, получая и фото, и порцию прохлады.
И, конечно, меню. Легкие закуски, фруктовые тарелки, холодные супы, мороженое, фруктовый лед помогут сохранить энергию гостей до самого финала.
Вы сделали все. Тень есть, вода доступна, крем на стойках. Но кто-то все равно перегрелся. Потому что люди разные. Кто-то не пил, кто-то пил не воду, кто-то танцевал без остановки три часа подряд, а кто-то просто решил, что он «не такой, как все».
Первые признаки перегрева: головная боль, тошнота, слабость, покраснение и учащенный пульс. Ваши волонтеры и персонал должны уметь их распознавать и знать, что делать:
Медицинская точка на мероприятии должна быть обозначена. Не «где-то там, за вторым шатром». Яркая табличка, понятная навигация, дежурный сотрудник, который точно знает, где аптечка с охлаждающими пакетами, термометром и средствами от ожогов. Будем надеяться, что она вам все таки не понадобиться. Но лучше пусть стоит и пылится, чем в самый нужный момент ее не окажется.
Гости в приоритете, про артистов тоже не забываем. Но остается одно из главных звеньев любого мероприятия. Команда.
Волонтеры, технический персонал, аниматоры, охрана. Все эти люди на ногах с раннего утра до позднего вечера, в униформе, с радиостанциями и в постоянном движении. Они рискуют перегреться даже раньше, чем первые гости. Им нужны не только вода и тень, но и перерывы с пересменками, а также возможность уйти с солнца хотя бы на пятнадцать минут, чтобы восстановиться.
Чтобы облегчить работу команды, заранее составьте график дежурств. Организуйте отдельный «темный уголок», где есть стулья, вентилятор, холодная вода, аптечка с тем же кремом и препаратами от перегрева. И четко объясните каждому: «Если плохо, не геройствуй, подойди и скажи. Мы заменим. Здоровье важнее».
В жаркий день продуманная защита от солнца становится обязательной частью сценария. Тень, вода, крем, комфортный тайминг и грамотные действия персонала работают как единая система. Когда она настроена правильно, гости просто чувствуют себя хорошо и наслаждаются событием. Хотите быть уверены в празднике? Доверьте его организацию профессионалам.
Пусть все пройдет только на 5+ и ничто не омрачит впечатлений!
Комментарии