«Мероприятие – это как пригласить гостей к себе домой», – считает генеральный директор Санкт-Петербургского коммуникационного агентства «Репутация» Наталья Суслова. Если следовать этому сравнению, то и решать вопросы организации и проведения любых эвентов специалистам праздничного бизнеса будет намного проще. Так как собирая у себя домашнюю вечеринку, хозяин точно знает, с какой целью он это делает и что конкретно будет происходить.

Аудитория – наше все
Наталья Суслова отмечает, что аудитория – это определяющая величина в организации события. Ведь именно аудитория сама может подсказать и помочь организатору сделать мероприятие. Причем это работает, как в случае праздника ради праздника, к которым можно отнести свадьбы, юбилеи, другие семейные торжества, так и в случае мероприятия, направленного на решение бизнес-задач. Для того чтобы не упустить эти подсказки, стоит вдумчиво рассмотреть портрет аудитории, сформулировать, что вы как организатор, можете предложить и в какой точке могут пересечься интересы. Кто-то уже созрел для экспериментов и мечтает о креативе, а кому-то по душе праздники в стилистике самодеятельности. Вглядитесь в тех, для кого все это создается, и ответ будет найден.

Праздник делают люди
Случается так, что организатору в рамках реализации интересного проекта приходится обращаться к сторонним специалистам. Бояться этого не стоит, как и не стоит отказываться от интересных идей и сценарных фишек только из-за того, что среди проверенных партнеров нет нужных профессионалов. Найти грамотного подрядчика можно, главное – следовать нескольким несложным правилам. Во-первых, ищите тех, кто хорошо проявил себя в сходных мероприятиях. Во-вторых, изучайте рекомендации. В-третьих, знакомьтесь с командой. Личность того, кто конкретно будет отвечать за праздник, может стать определяющей для успеха всего мероприятия.

Прогон, прогон, еще прогон
Отличного организатора мероприятий от просто хорошего отличает предусмотрительность. Для того чтобы в итоге праздник прошел отлично, необходимо в тестовом режиме прогнать все, что только возможно. Это позволит выявить все огрехи составленного тайминга, своевременно внести коррективы и учесть те места, в которых могут образоваться временные дыры. Кроме прочего, прогоны помогают организаторам понять, где и когда может понадобиться резервный сценарий и чем его стоит наполнить.

Идеальный рецепт приготовления отличного мероприятия от Натальи Сусловой включает несколько ингредиентов.
- Аудитория. Поймете для кого праздник – значит, ответите на половину вопросов.
- Формат. Иногда рушить стереотипы полезно, но иногда хороши и проверенные методы.
- Сценарий. На каждом мероприятии обязательно должна быть какая-то фишка, которая потом будет ассоциироваться именно с этим событием. Ну и на всякий случай, стоит позаботиться о резервном сценарии.
- Бюджет. Тратить надо с умом.
- Подрядчики. Выбирайте тех, с кем будет удобно работать.
- Репетиция и четкий тайминг. Учесть все невозможно, но учесть многое реально.
- Постотработка. Обязательно получите обратную связь от гостей.

И главное, о чем стоит помнить event-специалистам и на что настраивать своих клиентов, – лучше организовать и провести качественное, но небольшое мероприятие, чем в итоге получить огромный дорогостоящий провал.

Арина Волкова