Все города
Ближайшие праздники
05.03.2018
965
Ликбез

Планирование и организация события: в чем разница?

Индустрия организации событий включает в себя большой список профессий и специальностей. Организатор развлекательных событий. Организатор деловых встреч. Координатор мероприятий. Организатор конференций. Менеджер корпоративных мероприятий. Этот список можно продолжать бесконечно.

По мере того, как растет индустрия, расширяется и список функций, которые влекут за собой развитие той или иной профессии. И несмотря на то, что развитие профессии – это всегда хорошо, разнообразие специализаций в сфере организации событий может смутить тех, кто только начинает свой путь в индустрии.

Поделиться
Класснуть
Плюсануть


«Организацию событий» и «планирование событий» часто считают взаимозаменяемыми, несмотря на то, что это два совершенно разных направления деятельности. Проще говоря, планирование и организация — это не одно и то же. Несмотря на то, что перечень навыков здесь примерно одинаков, это две различные функции. И эта путаница создает проблемы тем, кто сталкивается с клиентами, которые ошибочно полагают, что им нужен организатор, в то время когда им нужен планировщик. И для тех, чьи клиенты уверены, что все организаторы справятся и с планированием.

Собственно, давайте разберемся в терминологии, чтобы и вам, и вашим клиентам, ситуация была одинаково понятна.

ПЛАНИРОВАНИЕ СОБЫТИЯ

Начнем с планирования. И обратим внимание на корень понятия — «план». Все события — от скромного девичника, до масштабного юбилея на корпоративном уровне, - начинаются с примерного плана.

Первоначальное обсуждение с клиентом идей, тематик, предположительных дат и ограничений по бюджету — это все части процесса планирования.

Именно планирование события идет вначале, с самых первых идей о концепте и все то время, пока не настанет, собственно, само событие. И, если по-хорошему, процесс продолжается и после окончания события, когда завершаются детали и обрабатываются итоги.

Планирование события подразумевает тесную работу с клиентом над созданием события и четким пониманием того, как именно клиент видит и чувствует то, что хочет получить. Клиенты, которые приглашают специалистов по планированию, по-сути нанимают того, кто спланирует все аспекты события, в том числе любые детали и «подводные камни», и сможет собрать в единое целое поток желаний, эмоций и возможностей клиента.

Планирование событий обычно включает в себя следующие обязанности:

  • Выбор и разработка тематики события
  • Разработка бюджета
  • Подбор вариантов места проведения
  • Обсуждение договорной базы с отелями, площадками, ресторанами
  • Подбор и найм сторонних подрядчиков
  • Подбор банкетного меню
  • Подбор кейтеринговой компании
  • Разработка развлекательной программы
  • Транспортная логистика
  • Выбор цветовой схемы события, работа с дизайнерами
  • Разработка пригласительной базы (идеи вовлечения гостей, приглашения)

Планирование события — это все то, что требуется собрать воедино, чтобы получилось желаемое событие. Эта функция является частью еще более широкой специализации, называемой Организацией события.

ОРГАНИЗАЦИЯ СОБЫТИЯ

Любое событие складывается из целого ряда компонентов - кусочков общего пазла. Все части постепенно собираются вместе, чтобы в итоге стать событием. Успешным событие становится тогда, когда все части пазла собираются в правильном месте в правильное время, незаметно и четко, согласно плану. Этот процесс и называется Организацией события. По-сути, это ничто иное, как управление проектом в ивенте.

Организация события включает в себя создание, координацию и управление всеми различными компонентами события, в том числе и людьми, ответственными за каждый компонент.
Аспекты организации события могут включать следующие функции:

  • Резервирование места проведения события
  • Координация сторонних подрядчиков
  • Разработка плана парковки
  • Разработка планов чрезвычайных ситуаций
  • Согласование необходимых разрешений и техники безопасности
  • Управление ответственным персоналом по каждому направлению
  • Непосредственное наблюдение за ходом события
  • Мониторинг события
  • Разрешение ситуаций по ходу события

Это далеко не полный и достаточно обобщенный список функций организатора.

ПЛАНИРОЩИКИ И ОРГАНИЗАТОРЫ СОБЫТИЯ РАБОТАЮТ ВМЕСТЕ

Четко разделить эти профессии не так просто, поскольку они не только тесно связаны, но и их функции часто повторяют друг друга. Индивидуальные специалисты по планированию событий зачастую предлагают и услуги по организации, так же как и организаторы событий охотно предлагают идеи, планы и режиссерские решения.
Успех в данном случае зависит как от самого специалиста, так и от заказчика, формата и самого события.

Тем не менее, очень важно понимать разницу между этими функциями и осознавать какие именно услуги вы хотите предложить и способны адекватно реализовать. К примеру, если вы предлагаете сервис планирования масштабного события, вам придется работать с организатором события, который будет контролировать вашу работу, наряду с кейтеринговой службой, группой аудио-визуального обеспечения и так далее. Это не столько выстраивание иерархии, сколько понимание зоны ответственности каждого специалиста для максимально эффективной работы и успешного проведения события.

Определите свою роль и перечень услуг и четко формулируйте их потенциальному заказчику, чтобы избежать недопонимания в процессе подготовки и проведения события.

Портал Atist.ru поддерживает всех, кто пытается найти и построить свой путь в индустрии развлечений. Вы всегда можете поделиться с нами вашими наблюдениями и опытом.

Хотите создавать самые лучшие события?
Используйте каталог и сервисы Artist.ru,
чтобы поднять ваш бизнес на новый уровень.

Поделиться в социальных сетях:   

Комментарии

Комментарии могут писать только зарегистрированные пользователи. Авторизуйтесь. Если у вас нет аккаунта, зарегистрируйтесь
Будьте в курсе событий event-индустрии и шоу-бизнеса.
Присоединяйтесь к Artist.ru!
О проекте Copyright Artist.ru, 2010 - 2018 Все права защищены. При использовании информации с сайта Artist.ru активная ссылка обязательна. Политика конфиденциальности
Мобильное приложение Загрузи в Google Play Загрузи в AppStore

Продвижение
Мы в социальных сетях