Некоторые люди, далекие от event-индустрии считают, что самостоятельно организовать праздник не так сложно. К тому же, в их представлении зачастую такая работа сводится к заказу артистов и договоренностям с площадкой. Как же они заблуждаются! Мы собрали самые распространенные мифы, в которых пребывают заказчики, и опровергли их.
Конечно, сами. Конечно, справитесь. Только вот что получится в итоге – непонятно. Возможно, мероприятие пройдет удачно, а, может, и наоборот. Отказ заказчика от услуг организатора и убежденность в своих силах – самое распространенное заблуждение. Одни считают, что это лишние затраты, другие не доверяют, так как уже «обжигались» с event-специалистами. Нужно помнить, что организация мероприятия требует не только финансовых, но и трудовых, временных затрат. Все эти ресурсы можно оптимизировать, если подойти к событию с профессиональной точки зрения и в комплексе. Хороший организатор даже поможет сэкономить и оптимизирует бюджет. Также не стоит забывать о том, что при самостоятельной организации можно упустить массу нюансов, которые напомнят о себе в самый неподходящий момент. Или возникнут ситуации, к которым непрофессионал окажется совсем не готов.
Насчет сэкономить – это еще вопрос. Думаете, что при заказе через агентства стоимость выступления исполнителей выше? Как раз наоборот. Многие event-компании, являясь официальными представителями артистов, сотрудничают с ними по более низким ценам. Поэтому при желании сэкономить лучше обратиться за шоу-программой к эвенторам. К тому же, они посоветуют подходящих исполнителей и конкретные номера с учетом того, как они впишутся в концепцию мероприятия. А заодно будут гарантами того, что артисты приедут на площадку вовремя и покажут то, что нужно.
Мероприятие – это не концерт. Поэтому приглашать много разных исполнителей, перегружать его современными форматами шоу ни к чему. Количество артистов определяется длительностью праздника. Наиболее оптимальное соотношение – на один час торжества одно выступление. Если отдаете предпочтение одному коллективу, можно запланировать несколько выходов в течение часа с небольшими перерывами. Также не нужно забывать, что шоу-программа должна соответствовать формату, тематике и стилистике праздника, учитывать специфику и размер аудитории, и, что самое главное, быть понятна гостям.
Подбор артистов и формирование шоу-программы – это лишь малая часть того, что относится к организации праздников. Разработка концепции, выбор подходящего формата, написание сценария, поиск площадки, банкет, развлекательная программа… и длительная череда организационных работ. Всё это и многое другое включает в себя организация мероприятия. Хочется ли всем этим заниматься самостоятельно и хватит ли сил на всё – лучше подумать об этом заранее.
Если не формулировать цель для события, ее и не будет. Но мероприятия уже давно не проводят просто так (или, по крайней мере, такое случается редко). Даже, казалось бы, у самого простого корпоратива в офисе должна быть цель – подвести итоги работы, отметить лучших сотрудников, сплотить коллектив… Безусловно, многие мероприятия призваны именно развлекать. Но что мешает совместить приятное с полезным? Возможно, тогда и не будет разговоров о том, что очередной праздник – это деньги на ветер.
То, что в знакомых есть такой человек, замечательно. Правда, сразу делать его единственным кандидатом на вакантное место не стоит. В первую очередь, следует подумать о том, соответствует ли его стиль работы формату вашего мероприятия. Если ведущий Василий отлично провел дружескую вечеринку или семейный юбилей, это совсем не говорит о том, что он столь же хорошо справится с аудиторией корпоратива в несколько сотен человек. А про фотографов и видеографов вообще отдельная тема. Тех, кто специализируется, к примеру, на свадебной съемке, лучше не приглашать снимать юбилей компании. Их взгляд заточен под другую картинку.
Бесспорно, информация о ресторанах, банкетных залах, конференц-залах доступна не только профессионалам event-индустрии. Но заказчики могут не знать о каких-площадках, существующих в их городе в силу того, что они не столько на слуху и на виду, как популярные заведения. К примеру, не все знают о специальных залах для проведения банкетов, потому что это не те площадки, которые рассчитаны на ежедневное массовое посещение. Преимущества поиска заведения для проведения мероприятия через организатора в том, что он знаком с подрядчиками, знает рынок, особенности, достоинства и «подводные» камни, которые могут поджидать заказчиков на тех или иных площадках. Согласитесь, откуда всё это знать непосвященному? К тому же, выбранная площадка должна соответствовать концепции, формату события, иметь необходимую вместимость, удобное расположение.
Мифы развеяны. Теперь заказчикам только осталось трезво оценить свои возможности, если они всё еще думают, что с организацией мероприятия справится любой. Пребывать в иллюзиях и поставить успех события под сомнение или доверить праздник профессионалам – каждый делает выбор сам.
Собрала и развеяла мифы Валерия Нежинская
Комментарии