Чтобы не было мучительно больно за бездарно организованный и скучный новогодний корпоратив, портал Artist.ru составил десятку важных и актуальных правил для тех, на чьих плечах лежит ответственность создавать и дарить праздник. Табу длинным пафосным речам и идеям в угоду руководству, «зеленый свет» предпраздничным дразнилкам в офисе и экономии на алкоголе.
У любого мероприятия есть цель. И новогодний корпоратив – не исключение. Даже если это обычные посиделки в офисе, их тоже организуют с конкретной целью – например, пообщаться в неформальной обстановке с коллегами, подвести итоги года, сплотить коллектив, отметить лучших сотрудников. Не говоря уже о масштабных корпоративах, на которые компании выделяют бюджет. Поэтому перед организатором (кто бы им ни был – event-агентство или служба персонала) должна быть поставлена цель мероприятия и определен бюджет.
Это одно из самых важных правил, но оно далеко не всегда соблюдается. Ответственные за корпоратив, обращаясь в агентство или занимаясь организацией самостоятельно, зачастую выбирают креативную концепцию праздника в угоду руководству и его интересам. Вроде бы и ничего плохого, если коллектив разделяет такое видение мероприятия. А если нет? Тогда деньги потрачены впустую, а удовольствие от празднования получает лишь узкий круг топов.
То же самое и с форматом корпоратива. Лучше заранее выяснить предпочтения сотрудников и собрать их пожелания, чтобы было комфортно и интересно если не всем, то хотя бы большинству. Не стоит проводить спортивные забеги вокруг елки, если основная часть коллектива – это люди старшего возраста, далекие от спорта. Или устраивать светский раут в оперном театре, когда всем сотрудникам чуть больше 25 лет.
Иначе может получиться как с авиабилетами: если покупать в последний момент, то можно прилично сэкономить. Но выбирать уже, скорее всего, будет не из чего. Можно надеяться, что в ресторане отменят бронь или у артиста появится свободное «окошечко» поскольку заказчик отказался, и они готовы будут снизить цену – лишь бы закрыть «пробел». Но вероятность этого в преддверии новогодних корпоративов не очень высока. Чем ближе к дате мероприятия бронируются артисты и площадки, тем дороже придется за них заплатить. Лучше выбирать их за несколько месяцев – тогда можно рассчитывать на разумную стоимость и возможность поторговаться.
Забронировали площадку? Договорились с ведущим, фотографом и артистами? Думаете, что теперь можно расслабиться? А вот и нет. Пока все договоренности не оформите документально и не внесете предоплату, никаких гарантий не существует. Без этого подрядчики расценят договоренности как предварительную бронь. А в предновогоднюю горячую пору успевает тот, кто платит первый. Хотите быть уверены, что услуги будут оказаны вовремя? Оформляйте договор и подкрепляйте договоренности деньгами сразу, как только нашли подходящих подрядчиков.
Не упускайте ничего из виду, уделяйте внимание всем деталям. Посетите площадку для празднования, возможно, и не раз – продумайте все возможные ситуации. Представьте себя гостем – всем ли будет видно и слышно, где разместится диджей, артисты и откуда они будут выходить, достаточно ли места на танцполе, есть ли зоны для общения. Согласуйте время приезда подрядчиков, ведущего, артистов, время подачи горячих блюд… – то есть все мелочи, которые так важны на мероприятии.
Помните о том, что не все гости новогоднего банкета хотят провести корпоратив одинаково. Одни захотят танцевать, другие – пообщаться с коллегами. Необходимо учитывать этот факт и спланировать зоны для всех присутствующих. Помимо основного зала с танцполом стоит продумать зону для спокойного неформального общения.
Следует помнить, что новогодний корпоратив – это не конференция. Устраивать длинные доклады, подводя итоги года, точно не нужно. Сделайте выступление руководства кратким и полезным – чествуйте отличившихся сотрудников, кратко (!) обозначьте результаты уходящего года, расскажите о планах на будущее. Чем короче выступление директора, чем меньше руководителей будет выходить на сцену, тем лучше. Поверьте, дефицита пафосных речей никто испытывать не будет. Лучше создайте места для неформальных коммуникаций, в том числе и с руководством компании.
Алкоголь должен быть, но в умеренном количестве. Излишества горячительных напитков на корпоративном празднике вряд ли кому-то пойдут на пользу. Смотреть потом фотографии с «попойки» вряд ли кому-то захочется. Тем более, такие кадры не смогут пополнить корпоративный фотоархив. Запасаясь алкоголем, следует вспомнить о цели, которую преследует мероприятие, и задуматься – не помешают ли крепкие напитки ее достижению. А экономить на еде, наоборот, неуместно. Зрелищами сыт не будет. К тому же, как известно, их без хлеба не бывает.
Создавайте среди сотрудников праздничное настроение заранее, подогревайте их интерес к предстоящему событию. Для чего? Чтобы повысить корпоративную сплоченность, сформировать позитивный настрой, увеличить внутренние коммуникации, сделать более радостным окончание года – особенно для тех коллег, у кого горячая пора годовых отчетов. К тому же, дело это совсем не затратное. Развесьте афиши по компании, делайте периодически дразнящие рассылки по корпоративной почте, устройте небольшой квест в офисе с целью отгадать тематику предстоящего корпоратива и получить приглашение. В результате на мероприятие придет уже заинтересованная, «разогретая» публика.
Сотрудники, которые занимаются подготовкой новогоднего корпоратива на протяжении длительного времени, постепенно истощают свои ресурсы. К самому ответственному моменту они могут остаться без сил, и праздник для них самих станет не в радость. Чтобы избежать этого, запланируйте на финальном этапе пополнение команды организаторов свежими силами. Такое решение поможет внести в мероприятие энергию, динамику и не упустить многие детали из виду.
Соблюдать эти правила совсем не сложно. К тому же, результат в виде удачного, веселого новогоднего корпоратива, который оценят коллеги, не заставит себя ждать.
Полезные правила сформулировала Валерия Нежинская
Комментарии
Отмечу некоторые пункты
1) "Бронируйте подрядчиков и артистов заранее, чтобы сэкономить" (с.)
Да! Это действительно так! В преддверии праздника ежегодно, за бронирование снижаю цену, что бы привлечь максимум заказчиков на своё бармен шоу. Ближе к празднику скидки за бронь отменяю.
К тому же если бронировать заранее, то заказчик может быть уверен в том, что в этот день я буду точно у него на корпоративе , а не у кого то другого.
2) "Смотреть потом фотографии с «попойки» вряд ли кому-то захочется. Тем более, такие кадры не смогут пополнить корпоративный фотоархив." (с.)
Вот для этого у меня есть услуга "выездной бар".
Здесь вы заранее рассчитываете необходимое количество напитков, без излишеств.
Ну и согласитесь, смотреть на фото на радостных гостей пьющих красивые, вкусные коктейли приятнее, чем на одинаковые стопочки с водкой.