На эвентора надейся, а сам не плошай: 9 вопросов организатору корпоративов

Мы хотим необычный формат или тематику новогоднего корпоратива. Вы готовы взяться за индивидуальный проект?

Задавая этот вопрос, можно понять, с профессионалом ли имеете дело. Профи, влюбленный в свое дело, увидит в таком проекте массу новых возможностей и согласится на организацию нестандартного праздника. Хоть организовать такое мероприятие непросто, но вместе с тем, очень интересно. У настоящего профессионала загорятся глаза, и он не упустит такую возможность. На все пожелания и идеи заказчика event-организатор задает много уточняющих вопросов, чтобы понять потребности, ожидания, вкус, портрет аудитории, которая будет на корпоративе. Собранная информация поможет разработать индивидуальную авторскую концепцию мероприятия. Но одного желания погрузиться в уникальный проект мало. Подрядчик уже должен иметь опыт организации нестандартных событий, чтобы заказчику не оказаться у него в качестве подопытного кролика. Поэтому следующий вопрос задайте обязательно.

Расскажите о своем опыте в создании индивидуальных проектов.

Спрашивайте именно про реализацию неординарных концепций, необычные места проведения мероприятий, воплощенные оригинальные идеи. Исходя из того что и как рассказывает event-организатор при ответе на этот вопрос, на что он обращает внимание, можно сделать вывод о его опыте в данном направлении, насколько разнообразны реализованные проекты, есть ли в них место креативу.

Какой вы видите нашу корпоративную вечеринку?

Этот вопрос помогает определить, насколько подрядчик понял ожидания заказчика, почувствовал настроение. У хорошего организатора всегда в запасе есть идейные заготовки, которые он может сразу же предложить заказчику, выслушав его пожелания: накидать концепцию мероприятия, идеи по стилистике, формату проведения корпоратива. Если нужно оригинальное мероприятие, а организатор предлагает шаблонные, стандартные темы и решения, лучше отказаться от его услуг – индивидуального подхода к празднику вы вряд ли от него дождетесь.

У нас есть свои подрядчики по декору (кейтерингу, музыкальному сопровождению и т.д.). Вы готовы работать с нашими специалистами?

У организаторов есть своя команда профессионалов, а также партнеры по различным направлениям, которых они могут задействовать в конкретном проекте. Но это не значит, что нужно работать только с ними. У заказчика есть право просить подключить других профессионалов. Правда, в таком случае ответственность за работу сторонних подрядчиков будет лежать на заказчике. Если подрядчик отказывается сотрудничать не «со своими», это повод задуматься, нужно ли сотрудничать с ним.

У вас обязательно заказывать корпоратив «под ключ» или можно выбрать отдельные услуги?

Данный вопрос поможет определиться, потребуются ли другие подрядчики или всю работу по подготовке мероприятия можно сосредоточить в одних руках. Event-агентств, работающих как «под ключ», так и готовых оказать определенные услуги, – 50 на 50. Какой вариант предпочтителен – каждый заказчик определяет для себя сам.

Каков размер вашей комиссии и насколько прозрачна смета мероприятия?

Смета должна быть понятна и прозрачна для заказчиков. При обращении в агентство нужно запомнить главное – профессионалы берут только оплату за свою работу, размер вознаграждения они открыто озвучивают своим заказчикам и прописывают в договоре. Все остальные цены, указанные в смете мероприятия, – это реальные рыночные цены за ту или иную услугу. Правда, некоторые недобросовестные эвенторы пытаются «навариться» на заказчике и завышают стоимость услуг подрядчиков, которых они привлекают к организации и проведению мероприятия. К примеру, продают артистов, фотографов, видеографов за бОльшую сумму, чем они стоят на самом деле. Проверить смету можно самостоятельно напрямую связавшись с подрядчиками и узнав их расценки.

Каков минимальный бюджет корпоратива, с которым вы работаете?

У всех event-организаторов существует минимальный бюджет мероприятия, с которым он готов работать. И чем выше авторитет, известность эвентора, чем больше и богаче его профессиональный опыт, тем выше «порог вхождения». Хотя даже самые известные агентства могут согласиться на проект с небольшим бюджетом, если он интересен. Поэтому лучше заранее выяснить планку ожиданий организатора и соотнести ее с имеющимся бюджетом на корпоратив.

Как совместить приятное с полезным и с помощью корпоратива решить определенные задачи компании?

Сегодня большинство корпоративных заказчиков не просто проводят праздник для коллектива, а стараются с помощью мероприятия достичь конкретных корпоративных целей: сплотить коллектив, повысить корпоративный дух и лояльность, познакомить и сблизить сотрудников из разных подразделений и т.д. Поэтому если задача проведения корпоратива не просто расслабиться и повеселиться, задайте event-организатору вопрос о том, как сделать мероприятие эффективным, какие решения он может предложить для достижения задач заказчика.

Мы хотим сохранить конфиденциальность о нашем мероприятии. Возможно ли это предусмотреть в договоре?

Если не хотите выносить корпоративный праздник на всеобщее обозрение в интернет, нужно заранее обсудить этот вопрос с организатором и указать в договоре пункт о неразглашении информации. Но всё же подумайте о том, чтобы разрешить подрядчику использовать определенные фрагменты проекта для пополнения его портфолио – например, фотографии декора, стилизованной концепции, тематических номеров артистов и т.д.

Вопросник для работы с event-организаторами составила Валерия Нежинская