Отмена мероприятий
Далеко не все события можно отменить безболезненно. Отмена регулярных мероприятий или заранее анонсированных несет в себе репутационные риски. И никто не может сравнить размер экономии и стоимость этих потерь для вас. Так что если это регулярное, ожидаемое мероприятие для сотрудников, клиентов или партнеров, найдите возможность его провести. Оптимизируйте бюджет, но проведите его.

Сокращение косвенных расходов
Если вы несколько лет подряд работаете с одними поставщиками, проведите тендер. Проконтролируйте, чтобы на этот раз эта процедура носила неформальный характер. Есть шанс, что вы приятно удивитесь результатам. Нормальной тендерной процедуре мешают два основных нюанса. Во-первых, это специально подобранный пул поставщиков (один нужный и несколько других, явно не дотягивающих до уровня). Во-вторых, техническое задание. Оно может быть составлено в таком виде, чтобы прошла только одна компания. Или задание, в котором указаны не цели и задачи, уже описано мероприятия с конкретными решениями. Вряд ли вы получите оптимизацию в 50%, но процентов 10-30% – вполне возможно. Плюс новая команда и новые идеи.

Формат
Есть небольшой шанс, что нынешняя ситуация приучит нас, например, к фуршетам. И наши мероприятия станут интереснее, разнообразнее и динамичнее. Круглые столы со стульями вокруг – это беда наших мероприятий. Измените формат и вы получите экономию в 20-40% на основной статье расходов. Фуршет – это круто. Это новые знакомства и больше эмоций. Это только один пример. Изменение формата несет в себе большие ресурсы для оптимизации.

Качество и количество
Гости вряд ли заметят, что на вашем мероприятии чего-то нет, но они точно заметят, если сэкономили на том, что есть. Экономить лучше сокращая позиции, а не снижая качество существующих.

Контент и оформление
Гигантские бюджеты вырастают часто (не всегда, конечно), когда вам нечего сказать, и вы заполняете пустоту «фишками». Возможно, сейчас как раз тот момент, когда стоит поработать над контентом. Обычно это подразумевает меньшие финансовые расходы и масштабные ресурсные расходы.

Бюджетно – фишка мероприятия
Все равно все поймут, что вы экономили. Так что если ваше позиционирование это позволяет, сделайте бюджетное мероприятие в открытую. Сделайте это частью креатива. Просто, но качественно. Покажите, что не тратите деньги зря, а тратите их на эмоции и на содержание.