В организации свадьбы мелочей не бывает. Начиная от выбора ведущего, фотографа, места проведения торжества и заканчивая дизайном пригласительных, букетом для невесты и бутоньеркой для жениха – список всех свадебных «нужно» и «важно» можно продолжать долго. И всё это требует планирования и должной организации, которая, порой, растягивается на несколько месяцев. Даже для профессиональных event-специалистов свадьба, организованная на достойном уровне, – дело далеко не простое. А что уж говорить про молодоженов, которые самостоятельно берутся за подготовку. Как избежать стресса при организации свадьбы? Что нужно сделать, чтобы в самый важный день всё прошло, как по маслу? И можно ли получить удовольствие от подготовки к столь важному событию? Устроители свадебных торжеств составили советы, которые пригодятся не только молодым, но и начинающим event-менеджерам. Следуя им, свадьба станет радостным событием, а организационная работа принесет удовольствие.

Установите бюджет и придерживайтесь его
В ходе подготовки свадьбы наверняка возникнут дополнительные статьи расходов, которые вы изначально не планировали. Чтобы избежать этого, установите бюджет и придерживайтесь его. Если вы знаете о том, что может появиться «список желаний» тех вещей, которые неожиданно всплывут ближе к дате свадьбы, включите эти затраты в установленный бюджет с самого начала. Поставьте цель никогда не выходить за рамки обозначенной суммы, которую заложили с первого дня. Если возросла одна статья расходов, тогда следует сократить что-то другое. Умейте перестраиваться и ставьте в приоритет более крупные и первоочередные затраты.

Создайте временные рамки
Разработайте оптимальный график организации предстоящего события, придерживайтесь его и отмечайте даты в календаре. Можно воспользоваться готовыми списками с графиками, размещенными на специализированных сайтах, и использовать их в планировании собственного календаря.

Подберите инструменты планирования
Инструменты по планированию – это лучшие помощники организаторов мероприятий. Их ассортимент сегодня довольно разнообразен, поэтому каждый может выбрать подходящий для себя. Нет времени и желания осваивать современные электронные органайзеры? Использование Excel никто не отменял, а кому-то ближе старый школьный способ записи расходов в блокнот. Неважно, каким инструментом вы воспользуетесь. Обязательно отслеживайте все расходы в конце каждого дня, чтобы ваши усилия в планировании шли гладко.

Определите важные детали
Как только составлены бюджет и график подготовки свадьбы, самое время определить важные детали. А именно – составить список гостей и придерживаться его. После этого займитесь выбором места проведения, даты свадьбы и тематики. Будьте внимательны при выборе подрядчиков. Соберите рекомендации по всем компаниям, с которыми планируете работать, создайте документ со всей контактной информацией о них. Назначьте встречи, проведите переговоры, запросите сметы. Ну и самое главное, узнайте свободна ли у них дата, на которую планируется бракосочетание. Перед тем, как подписывать договор с той или иной компанией, посмотрите на нее, что называется, в деле. Поинтересуйтесь, можно ли подъехать во время какого-нибудь мероприятия, которое готовит подрядчик. Тогда вы на месте сможете увидеть, как он работает и оценить результат его работы.

Создайте знаки внимания
Уделите внимание каждому гостю на свадьбе. Для этого необязательно общаться со всеми приглашенными в день торжество. Придумайте небольшие подарки для гостей, которые будут напоминать им о свадьбе. Можно даже изготовить специальные мешочки и вложить в них приветствие для гостей, презент и программу торжественного дня с указанием времени и места. Вручите эти мешочки заранее. Это создаст у гостей ощущение интриги и подарит им предпраздничное настроение.

Позаботьтесь о своем спокойствии
Если вопросами организации молодожены занимались самостоятельно, в день свадьбы от контроля того, чтобы всё шло «как по маслу», нужно отказаться. Лучше всего поручить работу координатора кому-то из близких или нанять специалиста. Следует заранее провести с ответственными лицами инструктаж, передать им все списки с графиками и контактами подрядчиков. На рынке существует множество небольших компаний по организации свадебных мероприятий, которые предоставляют услуги по планированию дня за приемлемую стоимость. Их профессиональная помощь во время свадебного торжества успокоит жениха и невесту и обеспечит день без стрессов.

Предугадайте проблемы
Редкая свадьба, даже если она спланирована опытными специалистами по организации мероприятий, проходит без сучка и задоринки. Нужно быть готовыми к тому, что что-то пойдет не так, как планировалось. Молодоженам не стоит расстраиваться, а задача устроителя свадьбы в такие моменты – избавить виновников торжества от волнений и профессионально разрешить сложившуюся ситуацию. Совет организаторам и координаторам: несколько раз проверьте логистику всего свадебного дня и имейте запасной план действий по каждому пункту.

По материалам Event Manager Blog