Индустрия организации событий включает в себя большой список профессий и специальностей. Организатор развлекательных событий. Организатор деловых встреч. Координатор мероприятий. Организатор конференций. Менеджер корпоративных мероприятий. Этот список можно продолжать бесконечно.
По мере того, как растет индустрия, расширяется и список функций, которые влекут за собой развитие той или иной профессии. И несмотря на то, что развитие профессии – это всегда хорошо, разнообразие специализаций в сфере организации событий может смутить тех, кто только начинает свой путь в индустрии.
«Организацию событий» и «планирование событий» часто считают взаимозаменяемыми, несмотря на то, что это два совершенно разных направления деятельности. Проще говоря, планирование и организация — это не одно и то же. Несмотря на то, что перечень навыков здесь примерно одинаков, это две различные функции. И эта путаница создает проблемы тем, кто сталкивается с клиентами, которые ошибочно полагают, что им нужен организатор, в то время когда им нужен планировщик. И для тех, чьи клиенты уверены, что все организаторы справятся и с планированием.
Собственно, давайте разберемся в терминологии, чтобы и вам, и вашим клиентам, ситуация была одинаково понятна.
Начнем с планирования. И обратим внимание на корень понятия — «план». Все события — от скромного девичника, до масштабного юбилея на корпоративном уровне, - начинаются с примерного плана.
Первоначальное обсуждение с клиентом идей, тематик, предположительных дат и ограничений по бюджету — это все части процесса планирования.
Именно планирование события идет вначале, с самых первых идей о концепте и все то время, пока не настанет, собственно, само событие. И, если по-хорошему, процесс продолжается и после окончания события, когда завершаются детали и обрабатываются итоги.
Планирование события подразумевает тесную работу с клиентом над созданием события и четким пониманием того, как именно клиент видит и чувствует то, что хочет получить. Клиенты, которые приглашают специалистов по планированию, по-сути нанимают того, кто спланирует все аспекты события, в том числе любые детали и «подводные камни», и сможет собрать в единое целое поток желаний, эмоций и возможностей клиента.
Планирование событий обычно включает в себя следующие обязанности:
Планирование события — это все то, что требуется собрать воедино, чтобы получилось желаемое событие. Эта функция является частью еще более широкой специализации, называемой Организацией события.
Любое событие складывается из целого ряда компонентов - кусочков общего пазла. Все части постепенно собираются вместе, чтобы в итоге стать событием. Успешным событие становится тогда, когда все части пазла собираются в правильном месте в правильное время, незаметно и четко, согласно плану. Этот процесс и называется Организацией события. По-сути, это ничто иное, как управление проектом в ивенте.
Организация события включает в себя создание, координацию и управление всеми различными компонентами события, в том числе и людьми, ответственными за каждый компонент.
Аспекты организации события могут включать следующие функции:
Это далеко не полный и достаточно обобщенный список функций организатора.
Четко разделить эти профессии не так просто, поскольку они не только тесно связаны, но и их функции часто повторяют друг друга. Индивидуальные специалисты по планированию событий зачастую предлагают и услуги по организации, так же как и организаторы событий охотно предлагают идеи, планы и режиссерские решения.
Успех в данном случае зависит как от самого специалиста, так и от заказчика, формата и самого события.
Тем не менее, очень важно понимать разницу между этими функциями и осознавать какие именно услуги вы хотите предложить и способны адекватно реализовать. К примеру, если вы предлагаете сервис планирования масштабного события, вам придется работать с организатором события, который будет контролировать вашу работу, наряду с кейтеринговой службой, группой аудио-визуального обеспечения и так далее. Это не столько выстраивание иерархии, сколько понимание зоны ответственности каждого специалиста для максимально эффективной работы и успешного проведения события.
Определите свою роль и перечень услуг и четко формулируйте их потенциальному заказчику, чтобы избежать недопонимания в процессе подготовки и проведения события.
Портал Atist.ru поддерживает всех, кто пытается найти и построить свой путь в индустрии развлечений. Вы всегда можете поделиться с нами вашими наблюдениями и опытом.
Хотите создавать самые лучшие события?
Используйте каталог и сервисы Artist.ru,
чтобы поднять ваш бизнес на новый уровень.
Комментарии